Oggi vediamo come organizzare la giornata in modo produttivo e come diventare realmente bravi cercando di capire come un obiettivo sia un sogno con la data di scadenza.
La ragione per non perdere tempo
Le persone che vogliono CRESCERE PROFESSIONALMENTE hanno 1.440 buone ragioni per non perdere tempo.
Questa ossessione e propensione per ottimizzare il tempo sembra contraddistinguere tutte le persone che hanno avuto successo nella vita e, solo per farti un esempio, la ginnasta olimpica Shannon Miller addirittura, riesce a programmare le proprie giornate al minuto, pazzesco vero?
Lei riesce ad organizzare la giornata in modo produttivo!
Questo tipo di approccio l’ho letto per la prima volta leggendo libri di Dean Jackson ma oggi voglio darvi strumenti che possiate utilizzare e raccontarvi anche come io ho risolto questo problema.
Si lo è realmente ed immagino con quanta Grinta possa aver raggiunto i propri obiettivi.
Probabilmente non abbiamo bisogno di arrivare a questi rimedi estremi, ma potrebbe essere importante avere la consapevolezza che organizzare la giornata in modo produttivo.
Pensateci, ogni giorno che abbiamo a disposizione è formato da 1.440 minuti e puoi perdere soldi e rifarti in un secondo momento, ma ogni minuto che perdi è irrecuperabile, persino in un tatuaggio che ho addosso ho cercato di descrivere “tempus fugit”
Einstein diceva che è un’illusione…Alcuni pensano che sia gratis.Non puoi possederlo ma puoi usarlo.Non puoi conservarlo ma puoi spenderlo e, una volta che l’hai perso, non puoi più averlo indietro.
Provate ad immaginare che questi minuti ogni giorno si RINNOVANO, quindi potenzialmente abbiamo 1.440 minuti nuovi di zecca e che è nostra responsabilità, dovere e coscienza farli fruttare nel miglior modo possibile.
Organizzare la giornata in modo produttivo è un arte!
Ricorda è meglio non essere dei veri e propri FANNULLONI. Di solito quest’ultimi sono sempre quelli da cui sento LAMENTELE e voi sapete bene quanto io non ami le persone che si LAMENTANO, e non hanno nel mind-set il FARE
Usate la regola dei 90 minuti – Start Smart
Lavoro sulle mie attività intellettuali più importanti, di prima mattina, almeno 90 minuti cosi organizzo la giornata in modo produttivo ed ogni per 3 semplici motivi:
A – Tutti NOI abbiamo giornate stra-incasinate, ma quante delle attività che portiamo avanti ogni giorno sono davvero importanti?
B – Quante ci permettono di fare reali progressi?
C – Quante avranno un impatto sulla nostra vita da qui a 5 anni?
Chi riesce ad organizzare il tempo in maniera produttiva si pone questa domanda ogni santo giorno e conosce molto bene la risposta, soprattutto nel lungo periodo.
Mentire a se stessi è la cosa più brutta che si possa fare a noi stessi quindi, prendi carta e penna e proviamo a fare un esercizio.
Scrivi su un foglio cosa fai da quando ti alzi a quando ti metti a letto segnando l’orario a cui svolgi tale attività e per quanto tempo la fai.
Parti da questo semplice esercizio per organizzare la giornata in modo produttivo.
La risposta a queste esercizio, io la conosco talmente bene da dedicare a queste attività di iperproduttività 90 minuti al giorno ogni giorno di mattina.
Questo mi ha permesso e mi permette come dico sempre, di mettere, come lo chiamo io, un CENTIMETRO davanti a tutti quelli che vorrebbero essere i competitor: vi sembra poco?
Provate a pensarci? Dove sarai tra un anno, se ogni giorno dedicherai almeno 90 minuti al mattino alle attività più importanti per il tuo studio, il tuo lavoro, la tua crescita?
Aspetta te la rifaccio più semplice: Senza andare troppo lontano nel tempo: dove sarai tra 3 mesi se adotterai questa semplice abitudine o MINDSET?
NON usare le liste delle cose da fare, le“to-do list”, Psicologicamente porta svantaggi e non benefici.
La to-do list è generalmente il primo strumento che viene usato per ricordare di fare le cose e darsi una priorità durante la giornata.
Anche io le ho usate all’inizio per organizzare la giornata in modo produttivo circa 10 anni fa ma, vi svelo un segreto.
Le to-do list chilometriche e tutti i sistemi di organizzazione delle attività sono l’ideale per chi ama perdere tempo, nello specifico ore e minuti, a fare i scarabocchi sui taccuini, ma difficilmente ti renderanno più performante.
Anzi, ti renderanno sempre di più stressato perchè le tue giornate da mero esecutore e, se non te ne sei accorto te lo dico io, le liste di cose da fare si trasformeranno in “liste di cose che non riuscirai mai a fare“!
Si hai letto bene, tutte quelle attività che rimangono sulla lista per giorni interi non fanno altro che generare stress, a causa dell’ effetto Zeigarnik.
Chi è davvero super-produttivo preferisce di gran lunga utilizzare il proprio calendario per pianificare le attività, yes hai capito bene, L’AGENDA, ricordi vero cosa sia?
Nel momento in cui settiamo dei blocchi di tempo nel nostro calendario per organizzare la giornata in modo produttivo, sappiamo subito cosa saremo in grado di fare in una giornata.
Dall’altro lato invece deve essere tralasciato e vi assicuro, anche per esperienza personale, che per diventare dei professionisti perché il concetto di persone di successo sinceramente lo odio, i migliori leader “viaggiano nel tempo”.
Rimandi e procrastini sempre le cose da fare? Usa questo “trick” per smettere di procrastinare!
Hai mai letto START, il manuale anti-procrastinazione? All’interno del libro che trovi qui, ho appreso molto il concetto di “Io presente” e “Io futuro” che, sono molto più simili di quanto vorremmo pensare o di quanto vorremmo percepirlo.
In generale facciamo affidamento e crediamo troppo sul nostro “Io futuro”, considerandolo una specie di “superman” in grado di recuperare ore di lavoro come fossero vagoni, allenamenti da fare i e buoni propositi mai iniziati.
Vi do anche qui una brutta notizia, NON È COSI!
La verità è che il nostro “Io futuro” ci somiglia molto, anzi probabilmente sarà più stanco, vecchio, segnato, stressato e demotivato e quindi tenderà nel fare sempre, le cose primarie.
Prendendo spunto da alcune ricerche che ho fatto negli anni di PhD Student, numerosi studi di ricerca che includono il profilo sociale delle persone sull’analisi di organizzare la giornata in modo produttivo, molti sono consapevoli e con questo inganno mentale ci si assicura, nel presente, di adottare tutte le contro-mosse necessarie affinché l’Io futuro rispetti gli impegni presi.
Un esempio? Se intraprendo un percorso di allenamento, sono sicuro di aver eliminato ogni abitudine di SEDENTARIETÀ della vita quotidiana come passare ore sulla poltrona o alzarsi sempre tardi dal letto?
Fare lo straordinario sul lavoro aiuta?
Ricordo ancora mentre studiavo per diventare Ricercatore quando lavoravo in accademia, quelle giornate di lavoro che iniziavano alle 8 del mattino e terminavano alle 8 di sera della settimana dopo!
Odiavo anche i weekend passati su dati statistici a fare analisi perché, da sperimentatore di iper-produttività personale, sapevo benissimo che queste sfacchinate erano assolutamente inutili.
Il che che ne dicessero i miei mentori ai tempi, a quanto pare avevo ragione, strano.
Le persone super-produttive hanno un’etica del lavoro ferrea, ma sanno bene che la produttività personale ha un picco e che ogni minuto che spendiamo a lavorare quando ormai abbiamo superato quel picco è un minuto di lavoro sprecato.
Molto meglio staccare, rigenerarsi e ripartire con energie fresche il giorno dopo e un piccolo trucco che ho è quello di spezzare la settimana lavorativa lasciandomi libero il mercoledi pomeriggio ed andare a fare una birra con clienti, facendo networking e studenti.
Qui di seguito vedi una foto presa dal mio Istagram
Hai un taccuino sempre a portata di mano?
Richard Branson ha affermato che senza il suo fidato taccuino, probabilmente non sarebbe riuscito a creare quell’impero chiamato Virgin, io ho il mio dove scrivo tutto, lo vedrete nell’articolo.
Il punto è che, la maggior parte delle persone considera il proprio cervello un magazzino, quando in realtà è un sofisticato PC che elabora e produce idee e soluzioni.
Una cosa che mi aiuta è portare con me, sempre un taccuino per catturare idee, riflessioni, appunti e per dare sfogo alla propria creatività.
Ricorda che organizzare il proprio tempo, scrivere le proprie idee significa creare energia positiva per le cose da fare!
L’energia va gestita e dosata.
Come abbiamo visto, tutti e quei minuti al giorno possono essere sfruttati o meno ma quello che possiamo davvero gestire è sicuramente il nostro livello di energia per organizzare la giornata in modo produttivo.
Ricercatori, imprenditori, atleti e persone di successo sanno perfettamente quanto sia importante gestire le proprie riserve di energia.
Non perdono mai occasione per farle recuperare con una buona dose di sonno, cibo sano ed attività fisica.
Prova ed usa la regola del “singolo tocco” stile Touchè nella Scherma.
Sai cosa facevo molto tempo fa? Controllavo l’email 100 volte al giorno.
Oppure sai cosa mi accadeva? iniziavo un’attività, la interrompevo dopo pochi minuti, per trascinarmela dietro per tutto il giorno quando andava bene o addirittura per 3 o 4 giorni consecutivi.
Nulla di più sbagliato ma l’ho capito presto per fortuna!
Ogni volta che inizio un’attività, senza avere la volontà o la possibilità di non farla o portarla a termine, sto sprecando il tempo per organizzare la giornata in modo produttivo. Pensate all’esempio dell’email, oppure alle distrazioni Social come Istagram o Facebook
Magari vi arriva un messaggio di lavoro sullo smartphone mentre state facendo colazione, naturalmente tra la fretta di uscire ed altro non riuscite subito a rispondere.
Scendete in auto ed intanto però si insinuano nella tua mente 92 possibili risposte, male malissimo!
Poi arrivi a lavoro, inizi ad aprire l’email, inizi a scrivere una delle 92 risposte, ma sei interrotto da un collega. Vai a pranzo e quando torni, riapri la stessa email per l’ennesima volta, la devi rileggere e spendi un’altra mezz’ora per dare finalmente una risposta.
Quanto tempo avresti risparmiato, se avessi “toccato” quell’email una sola volta, magari in un momento in cui eri sicuro di poterti ritagliare 15 minuti per una risposta ben ponderata?
Ti do una notizia, molto molto meno se sai organizzare la giornata in modo produttivo!
Per ovviare a questo problema seleziono email e messaggi in un unica formula, SE HANNO BISOGNO DI 2 minuti per la risposta, LO FACCIO SUBITO!
Ecco, le persone che sanno organizzare il proprio tempo evitano questo errore come la peste e si impongono la regola del “singolo tocco”.
“Ogni attività va svolta limitato di volte (possibilmente una) e nel momento più adatto nel tempo che richiede questa operazione dato dalla complessità.
Il DETTAGLIO di una giornata PRODUTTIVA.
La sveglia per me suona ogni giorno alle 6 e penso sempre la stessa cosa: LA GIORNATA È RICCA, INIZIA SUBITO A RACCOGLIERE E SEMINA PER IL GIORNO DOPO.
Ho sviluppato da sempre come organizzare la mia giornata lavorativa e ultimamente questa soluzione non la sto tenendo più per me perchè credo possa aiutare.
Benjamin Franklin. diceva:
“Se fallisci nel pianificare, stai pianificando il tuo fallimento”
Vediamo se ti ritrovi in questa storia.
Drriiiiin la sveglia suona, ti alzi e mangi qualcosa al volo ed esci per andare a lavoro. Dopo un’oretta tra traffico, parcheggio e altro alla fine arrivi in palestra o in studio, e all’improvviso…SBAAAAAAM!…sono e 7 di sera e non hai idea di come siano passate le tue ultime 10 ore.
Per tutto il giorno hai solamente:
Corso come un matto/a dietro a scadenze ed emergenze!
Eppure hai quella sgradevole sensazione di non aver realizzato quasi nulla di importante, VERO? Invece se tu avessi organizzato la giornata in modo produttivo questo non sarebbe successo.
Come se tu avessi corso sopra quel maledetto tapis roulant, senza progredire neanche di un centimetro verso i tuoi obiettivi. Se ti ritrovi in questa scena, sei nel posto giusto oggi con questo articolo.
Anzi, io per non impazzire apprendo sopratutto dai PODCAST mentre mi alleno e qui ne trovi 20 da Ascoltare
Hai mai sentito l’acronimo GOLF? Lascia che te lo spieghi per bene perche leggendo libri di Mindset che trovi qui ti renderai conto di quando sia facile organizzarlo.
GOLF è un acronimo inglese che indica 4 ingredienti essenziali che Dean Jackson, co-fondatore di “I Love Marketing”, suggerisce a tutti quelli che vogliono organizzare al meglio la propria giornata rendendola produttiva
– G come Goal
L’errore #1 che commettono molti di quelli che vorrebbero gestire meglio il proprio tempo (senza riuscirci) è quello di NON definire obiettivi chiari per le proprie giornate.
L’errore #2 invece è quello di definirne troppi!
La metodologia GOLF richiede innanzitutto la definizione di un Goal, ovvero di un obiettivo RAGGIUNGIBILE.
Non 2, non 5, non 100 e neanche 1.000, un solo obiettivo con cui partire.
Appena arrivi sul posto di lavoro, sulla sedia, decidi subito qual è la prima attività della giornata su cui vuoi lavorare e concentrati nel farla!
Hai 10.000 cose da fare?
Stop, segui le guidelines e vedrai che piano piano avrai dapprima 9.999, poi 9.998 ed infine arriverai a fine giornata soddisfatto e senza tornare a casa depresso.
O come Optimal Environment
L’ambiente ideale per organizzar la tua giornata di lavoro è tutto tranne che “ottimale” se stai leggendo questo articolo.
Questo però non vuol dire che non puoi adottare alcuni semplici accorgimenti per crearti il tuo ambiente di lavoro ideale.
Ecco qualche trucco che adotto anche io, arriva presto, sfrutta la prima ora per le attività che richiedono maggiore concentrazione, ricorda i 90 minuti!
Rifugiati in qualche sala riunioni o saletta consulenza se non è occupata, in cui lavorare in santa pace, evitando colleghi molesti.
Fallo tutte le volte che ti è possibile oppure visto che siamo in regime di COVID-19 sfrutta lo smart working il più possibile.
L come Limited distractions
“Avere focus significa sapere dire No”.
Pensaci bene, qualsiasi distrazione in ambito lavorativo è riconducibile ad una di queste 4 categorie:
- Internet. Definito come Il buco nero del nuovo millennio.
- Il telefono. Lo squillo che non ti abbandona mai.
- Le persone. Conosco “rompiscatole e fannulloni” di professione
- I pensieri. Il tarlo mentale che ti logora ogni minuto della giornata
organizzare la giornata in modo produttivo, significa prendere consapevolezza, decisioni, senza che queste distrazioni possano interferire.
Soprattutto in quel momento in cui stiamo lavorando al nostro obiettivo (Goal), nel nostro ambiente ideale o di comfort (Optimal environment). L Limitare tali distrazioni, Limited distractions ci fanno raggiungere l’obiettivo.
Ti starai chiedendo bene PhD adesso ho capito, no manca ancora una cosa.
F come Fixed time
La durata stabilita di un’attività, Fixed Time, è l’ultimo segreto.
Molti, come detto all’inizio utilizzano le to-do list, dimenticando però che una lista di attività, senza delle tempistiche, è utile per il tuo lavoro quanto rispondere ad un messaggio che ti è arrivato un mese fa.
Dunque, il consiglio migliore è stabilire su COSA lavori oggi, ma decidi anche per QUANTO tempo intendi lavorarci.
Questo limite temporale ti permetterà di essere decisamente più produttivo e più performante e proprio per questo l’ultima cosa che ti regalo è questo MANTRA che ho con un post it “attaccato” nel mio cervello!
TU CE L’HAI UN’IDEA?
Hai mai sentito parlare dei “manifesti” che in Silicon Valley erano attaccati dentro i garage da cui sono nati Apple, Google, Amazon e molti molti altri?
Quando pensiamo a queste realtà aziendali, nell’immaginario collettivo nella nostra mente compare una scena uguale per tutti?
Grattacielo bianco, uffici su un unico livello stile cooworking, rumore dei telefoni che squillano, gente in camicia e cravatta ma senza giacca, segretarie in longette e camicia bianca e molti molti dati da analizzare dalla mattina alla sera?
Vi do una notizia, non è proprio cosi anzi, forse dopo 20 anni sono anche diventate cosi ma all’inizio tutto è partito da un GARAGE.
Sapete cosa differenzia le aziende di quel tipo da un’azienda che avete creato voi? I processi, i budget, gli uffici, il numero di risorse umane e potrei continuare all’infinito.
Ma, sapete cosa invece accomuna le aziende di quel tipo, con quella che potreste mettere su voi? LA MENTALITÀ, tranquilli ne parliamo tra poco ma intanto puoi vedere se c’è qualche libro che ti interessa qui.
Infatti, come quando un calciatore a livello calcistico può giocare in SERIE A o nei Dilettanti, quello che fa il vero professionista non è tanto la categoria dove gioca ma, la MENTALITÀ con cui lo fa.
Pensate allo scomparso Kobe Bryant con la sua mamba mentality, pensate a Pavel Nedved che si allenava da solo, un’ora prima ed un’ora dopo l’allenamento ufficiale, pensate a…
PENSATE A VOI: voi cosa fate REALMENTE in più degli altri?
C’è un cosa che mi ha aiutato nel mio percorso, qualcosa che oggi mi porto dentro come REGOLE da seguire durante la giornata.
Per questo non vado a casa depresso perchè ho mancato in qualcosa o non ho colto un’opportunità o non ho fatto un centimetro in più di tutti i competitor.
Possono sembrare estrose, possono sembrare audaci e possono sembrare delle cose irrealizzabili ma, al contrario, perchè DOVRESTE fare quello che fanno tutti?
Ci penso spesso, anche mentre sono a cena e in mancanza del mio taccuino dove scrivo oramai tutto per non dimenticare, ho preso il telefono e ho scritto quello che mi passava per la mente.
Ero talmente concentrato che mi sono isolato, se mia moglie non mi avesse scattato questa foto non sarebbe rimasta traccia di questa “Eureka”.
Allora, dopo questa storia, le trovate qui, un modo di pensare e da tenere sempre a portata di mano in modo da poterle FLAGGARE a fine giornata, buona lettura.
- Convinciti di poter cambiare il tuo mondo.
- Lavora ottimizzando i tempi, tieni tutto a portata di mano e non sprecare nemmeno un minuto della giornata.
- Devi capire quando lavorare da solo e quando lavorare in gruppo.
- Fai almeno un progresso ogni giorno prima di andare a casa.
- Sii convinto che insieme si può fare qualsiasi cosa.
- Anche una Scultura prima di diventarla era una Roccia inutile.
- Quello che stai costruendo oggi probabilmente sarà redditizio tra 2 anni.
- Incontra gente, stringi mani (magari adesso no a causa del Covid) ed ascolta le persone, tutti hanno da insegnarti.
- Condividi i tuoi strumenti e le tue idee: abbi fiducia nei tuoi collaboratori.
- Niente politica, niente burocrazia, niente scartoffie, sono INUTILI in un ufficio di 4 mt quadri.
- Il cliente è l’unico che definisce un lavoro perfetto.
- Le idee radicali, innovative e fuori dal comune non sono idee cattive.
- Inventa modi diversi di lavorare, crea un tuo metodo operativo.
- Pensa sempre al perchè lo fai e non, al cosa fai e come lo fai.
- Metti entusiasmo in ogni cosa, non avere paura, il coraggio fa le persone grandi.
- Sii consapevole che stai lottando per una giusta causa.
- Inventa, sii creativo e non dare retta a chi ti dice che un’idea è sbagliata.
Qualunque cosa tu possa fare, o sognare di poter fare, incominciala. L’audacia ha in sé genio, potere e coraggio.
Inizia adesso!
il PhD.
